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設(shè)計(jì)師須知:電子郵件禮儀指南

2019-08-23 1666 0
       在這個(gè)數(shù)字時(shí)代,人們通常用電子郵件交流和聯(lián)系。每個(gè)人都使用私人電子郵件,在那里他們可以與來(lái)自世界各地的人保持聯(lián)系。電子郵件也很重要,尤其是在商務(wù)中。數(shù)字溝通的問(wèn)題在于,有些人容易忘記禮節(jié)。設(shè)計(jì)師應(yīng)該能夠觀察到適當(dāng)?shù)碾娮余]件禮儀是非常特別的。遵守適當(dāng)?shù)碾娮余]件禮儀是很重要的,因?yàn)樗梢詷O大地影響你和你的公司的名稱和聲譽(yù)。人們不應(yīng)該忘記,即使是在發(fā)送電子郵件時(shí),也需要遵循某些指導(dǎo)原則。這不應(yīng)該被認(rèn)為是理所當(dāng)然的,因?yàn)檫@是職業(yè)的一部分。今天,我們將為設(shè)計(jì)師們提供正確的電子郵件禮儀指導(dǎo)。這些建議很簡(jiǎn)單,但當(dāng)你仔細(xì)想想時(shí),你會(huì)發(fā)現(xiàn),當(dāng)你不去考慮這些建議時(shí),它們也會(huì)被認(rèn)為是理所當(dāng)然的。
      1、使用正確的詞語(yǔ)。當(dāng)你寫(xiě)電子郵件的時(shí)候,選擇正確的詞語(yǔ)是非常必要的。簡(jiǎn)明扼要,直奔主題。注意不要讓別人誤解你的話。如果你清楚地寫(xiě)了電子郵件,你就不用再通過(guò)電話跟進(jìn)了。這也可以避免你和客戶之間的溝通失誤。
      2、寫(xiě)作要專業(yè)。即使在你的電子郵件中,你也應(yīng)該是專業(yè)的。當(dāng)你和朋友交談時(shí),你可能會(huì)使用不同的交流術(shù)語(yǔ),但當(dāng)你和客戶交流時(shí),你必須更加正式和專業(yè)。有時(shí),你也可以不正式,但你的聲音應(yīng)該聽(tīng)起來(lái)很專業(yè),而不是草率。記住,你的電子郵件反映了你和你的公司。
     3、使用的句子。不要用大寫(xiě)字母,因?yàn)檫@樣看起來(lái)你很生氣或者你在對(duì)收件人大喊大叫。避免使用小寫(xiě)字母,因?yàn)樗雌饋?lái)很懶,而且非常不合適。您應(yīng)該使用句子大小寫(xiě),并確保知道哪些應(yīng)該大寫(xiě),哪些可以小寫(xiě)。當(dāng)你想強(qiáng)調(diào)某些部分時(shí),可以使用星號(hào)或粗體。
     4、注意盲目抄寫(xiě)和禮貌抄寫(xiě)的正確使用。只復(fù)制給那些與你的電子郵件直接相關(guān)的人。但是如果你要發(fā)送一個(gè)大的通訊錄,你可以用密件抄送,這樣收件人就不會(huì)看到太多的名字。
     5、不要讓標(biāo)題欄空著。在主題欄里寫(xiě)點(diǎn)東西是很重要的。但不要只是寫(xiě)東西。主題行用于通知。人們可以通過(guò)郵件的主題來(lái)確定郵件的重要性。你必須使它簡(jiǎn)短,具體,相關(guān)。如果你把它留白,或者你寫(xiě)了一個(gè)不合適的主題,它看起來(lái)就像一個(gè)垃圾郵件或一個(gè)未經(jīng)請(qǐng)求的廣告。
      6、控制附件數(shù)量。如果有這么多附件的話,下載需要時(shí)間。它也會(huì)占用收件人電腦的空間。所以確保你只附上那些必要的。另外,如果你有很多郵件要發(fā),把它放在一個(gè)文件夾里壓縮。這樣,下載起來(lái)就容易多了,而且你的收件人也不會(huì)和你的附件內(nèi)容混淆,因?yàn)樗呀?jīng)很好地組織好了。
      7、閱讀電子郵件,取消訂閱。確保你分配了閱讀電子郵件的時(shí)間。你可能有一些重要的郵件,如果你把它們?nèi)縿h除,你就會(huì)錯(cuò)過(guò)一封重要的郵件。隨著新技術(shù)的進(jìn)步,我們已經(jīng)可以消除垃圾郵件,但當(dāng)然,我們?nèi)匀豢梢允盏揭恍┪覀円蟮男畔⒌碾娮余]件。但是如果你已經(jīng)訂閱了某樣?xùn)|西,然后你覺(jué)得自己已經(jīng)不感興趣了,那就不要訂閱。
      8、讓收件人知道你不需要回復(fù)。有些情況下,你發(fā)送電子郵件只是為了通知收件人一些事情。你必須告訴他們,他們不需要回復(fù),這樣收件人就可以節(jié)省時(shí)間。你可以在郵件末尾寫(xiě)上“No reply necessary”,也可以在主題行寫(xiě)上“No reply necessary”。
      9、不要只用一個(gè)詞發(fā)送電子郵件。如果你的收件人只在你的郵件回復(fù)中看到“謝謝”或“Ok”,這將會(huì)非常耗時(shí),而且會(huì)讓他們感到有點(diǎn)惱火。你的收件人會(huì)認(rèn)為這是浪費(fèi)時(shí)間。所以,如果你想說(shuō)謝謝,你可以用一種更好的方式來(lái)表達(dá),比如說(shuō)幾句感謝的話,發(fā)一封電子賀卡,或者如果你能給他們寫(xiě)一封手寫(xiě)的感謝信就更好了。
     10、在必要的時(shí)候做出回應(yīng)。你應(yīng)該確保你回復(fù)的郵件需要你的回復(fù)。當(dāng)有人問(wèn)你問(wèn)題時(shí),立即回答,因?yàn)榧募丝赡苷诘戎恪?


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