1、使用正確的詞語(yǔ)。當(dāng)你寫(xiě)電子郵件的時(shí)候，選擇正確的詞語(yǔ)是非常必要的。簡(jiǎn)明扼要，直奔主題。注意不要讓別人誤解你的話(huà)。如果你清楚地寫(xiě)了電子郵件，你就不用再通過(guò)電話(huà)跟進(jìn)了。這也可以避免你和客戶(hù)之間的溝通失誤。
2、寫(xiě)作要專(zhuān)業(yè)。即使在你的電子郵件中，你也應(yīng)該是專(zhuān)業(yè)的。當(dāng)你和朋友交談時(shí)，你可能會(huì)使用不同的交流術(shù)語(yǔ)，但當(dāng)你和客戶(hù)交流時(shí)，你必須更加正式和專(zhuān)業(yè)。有時(shí)，你也可以不正式，但你的聲音應(yīng)該聽(tīng)起來(lái)很專(zhuān)業(yè)，而不是草率。記住，你的電子郵件反映了你和你的公司。
3、使用的句子。不要用大寫(xiě)字母，因?yàn)檫@樣看起來(lái)你很生氣或者你在對(duì)收件人大喊大叫。避免使用小寫(xiě)字母，因?yàn)樗雌饋?lái)很懶，而且非常不合適。您應(yīng)該使用句子大小寫(xiě)，并確保知道哪些應(yīng)該大寫(xiě)，哪些可以小寫(xiě)。當(dāng)你想強(qiáng)調(diào)某些部分時(shí)，可以使用星號(hào)或粗體。
4、注意盲目抄寫(xiě)和禮貌抄寫(xiě)的正確使用。只復(fù)制給那些與你的電子郵件直接相關(guān)的人。但是如果你要發(fā)送一個(gè)大的通訊錄，你可以用密件抄送，這樣收件人就不會(huì)看到太多的名字。
5、不要讓標(biāo)題欄空著。在主題欄里寫(xiě)點(diǎn)東西是很重要的。但不要只是寫(xiě)東西。主題行用于通知。人們可以通過(guò)郵件的主題來(lái)確定郵件的重要性。你必須使它簡(jiǎn)短，具體，相關(guān)。如果你把它留白，或者你寫(xiě)了一個(gè)不合適的主題，它看起來(lái)就像一個(gè)垃圾郵件或一個(gè)未經(jīng)請(qǐng)求的廣告。
6、控制附件數(shù)量。如果有這么多附件的話(huà)，下載需要時(shí)間。它也會(huì)占用收件人電腦的空間。所以確保你只附上那些必要的。另外，如果你有很多郵件要發(fā)，把它放在一個(gè)文件夾里壓縮。這樣，下載起來(lái)就容易多了，而且你的收件人也不會(huì)和你的附件內(nèi)容混淆，因?yàn)樗呀?jīng)很好地組織好了。
7、閱讀電子郵件，取消訂閱。確保你分配了閱讀電子郵件的時(shí)間。你可能有一些重要的郵件，如果你把它們?nèi)縿h除，你就會(huì)錯(cuò)過(guò)一封重要的郵件。隨著新技術(shù)的進(jìn)步，我們已經(jīng)可以消除垃圾郵件，但當(dāng)然，我們?nèi)匀豢梢允盏揭恍┪覀円蟮男畔⒌碾娮余]件。但是如果你已經(jīng)訂閱了某樣?xùn)|西，然后你覺(jué)得自己已經(jīng)不感興趣了，那就不要訂閱。
8、讓收件人知道你不需要回復(fù)。有些情況下，你發(fā)送電子郵件只是為了通知收件人一些事情。你必須告訴他們，他們不需要回復(fù)，這樣收件人就可以節(jié)省時(shí)間。你可以在郵件末尾寫(xiě)上“No reply necessary”，也可以在主題行寫(xiě)上“No reply necessary”。
9、不要只用一個(gè)詞發(fā)送電子郵件。如果你的收件人只在你的郵件回復(fù)中看到“謝謝”或“Ok”，這將會(huì)非常耗時(shí)，而且會(huì)讓他們感到有點(diǎn)惱火。你的收件人會(huì)認(rèn)為這是浪費(fèi)時(shí)間。所以，如果你想說(shuō)謝謝，你可以用一種更好的方式來(lái)表達(dá)，比如說(shuō)幾句感謝的話(huà)，發(fā)一封電子賀卡，或者如果你能給他們寫(xiě)一封手寫(xiě)的感謝信就更好了。
10、在必要的時(shí)候做出回應(yīng)。你應(yīng)該確保你回復(fù)的郵件需要你的回復(fù)。當(dāng)有人問(wèn)你問(wèn)題時(shí)，立即回答，因?yàn)榧募丝赡苷诘戎恪?
